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Per patrocinare attività di scambi culturali tra Italia e Giappone

Coloro che desiderino avvalersi del patrocinio di codesto Consolato Generale del Giappone per attività di scambi culturali tra Italia e Giappone, organizzate nelle seguenti otto regioni del Nord Italia:

sono pregati, dopo aver preso visione ed accettazione dei punti sotto elencati, di inoltrare la richiesta con allegata documentazione a codesto Consolato (all’attenzione dell’Ufficio Culturale). Inoltre, si prega di considerare fin d’ora che il patrocinio potrà non essere accordato per ragioni attinenti alla natura stessa dell’iniziativa.

1 Periodo valido per l’accettazione della richiesta di patrocinio

  Gli Enti che desiderino avvalersi del patrocinio, sono pregati di inoltrare la richiesta con un mese e mezzo di anticipo rispetto alla data in cui intendono iniziare ad utilizzare il patrocinio (includendo la data di inizio dell’ attività di promozione del progetto tramite sito web, stampa di opuscoli e altro materiale di comunicazione). Si prega di considerare fin d’ora che la pratica della richiesta potrà non venir presa in esame, qualora la documentazione venga presentata poco prima dell’evento o risulti lacunosa in qualche suo punto.

* (nota) sarà consentito l’utilizzo del logo con inserimento della dicitura “Con il patrocinio del Consolato Generale del Giappone a Milano” sul materiale cartaceo promozionale, ad esempio volantini o siti web, solo dopo che il patrocinio verrà autorizzato tramite notifica ufficiale; inoltre, finchè il patrocinio non sarà formalizzato, ossia nel tempo che intercorre tra la richiesta e la conferma della concessione, non sarà neppure consentito utilizzare la frase “Con il patrocinio del Consolato Generale del Giappone a Milano (in fase di richiesta) ”.

2 Documenti necessari per la richiesta del patrocinio:

  Nel caso in cui si intenda richiedere il patrocinio del Consolato Generale del Giappone, sarà necessario produrre i documenti riportati qui di seguito dal punto (1) al punto (5). (Siete tenuti a redarre i documenti in proprio, qualora non siano qui allegati documenti predefiniti che possano servire da modello o riferimento). I documenti del punto (1) e (2) devono essere preparati sull’esempio dei modelli allegati.
  Si tenga presente che, se ritenuto necessario, può venir richiesto di esibire ulteriori documenti, in aggiunta a quelli già indicati.

(1)Documento di richiesta di patrocinio e dichiarazione (Word)word

Punti ai quali prestare attenzione al momento della compilazione

(2)Prospetto dell’iniziativa (modulo predefinito word)word

Punti ai quali prestare attenzione al momento della compilazione

(3)Documento del bilancio preventivo (Excel)excel

Punti ai quali prestare attenzione nel momento della compilazione.

(4)Documento inerente al prospetto dell’iniziativa

a) Bisogna presentare un documento che illustri l’iniziativa: per esempio una descrizione del progetto, un elenco di opere esposte (nel caso di mostre, etc), il contenuto delle opere (nel caso di film, spettacoli teatrali, etc.), un programma, un avviso di candidatura (nell’ambito di mostre collettive con libera partecipazione da parte degli artisti, concorsi, etc.)
(nella richiesta inerente all’iniziativa, è opportuno indicare almeno un esempio tra quelli soprindicati)
b) Bisogna presentare un documento che certifichi che sono state prese appropriate misure di pubblica igiene, qualora nell’iniziativa si preveda di offrire cibo, oppure, relativamente ad eventi sportivi, un documento che attesti che sono state adottate misure per prevenire gli incidenti, predisporre sistemi di soccorso e di risarcimento (come stipulazione di assicurazioni , etc.)

(5)Documento di presentazione dell’ente organizzatore e di ente richiedente

a) Elenco dei membri
b) statuto associativo o documenti conformi (regolamento, ordinamento associativo , contributo associativo)
c) profilo storico e risultati conseguiti, contenuto di attività dell’ente associativo
d) nel caso in cui l’organizzatore del progetto e l’associazione richiedente siano due entità differenti, dovrete produrre un documento che mostri quale tipo di relazione intercorre tra loro (per esempio se c’è un contratto, etc.)

Tuttavia è possibile omettere i documenti b) e c) per le sottoindicate iniziative e organizzazioni:

3 Casi in cui non si può ottenere il patrocinio

4 Relazione a conclusione del progetto

  Entro tre mesi dal termine dell’evento, l’organizzatore è tenuto a presentare una relazione comprensiva dei documenti sotto elencati. Qualora tale relazione non venisse presentata, anche eventuali successive richieste di patrocinio del Ministero degli Affari Esteri del Giappone, etc. (quindi anche di codesto Consolato Generale del Giappone) avanzate da parte dello stesso richiedente per eventi futuri, potranno non essere accordate.
Anche nel caso in cui non fosse possibile presentare la relazione per motivi attinenti alla natura della manifestazione stessa, si prega di esplicitare gli stessi; inoltre si prega di presentare una relazione di medio termine, che in un secondo momento dovrà essere necessariamente integrata dalla relazione finale.

(1)Relazione sull’evento (modulo predefinito in wordword)
(2)Bilancio consuntivo (compilazione libera)
(3)Materiale che attesti l’avvenuta realizzazione dell’evento
(4)Materiale di comunicazione quali opuscoli, poster etc. nei quali sia stato indicato il patrocinio di codesto Consolato (in caso di inserimento sui siti, web si prega di allegare la stampa della schermata alla documentazione)

5 ALTRO

Per i progetti organizzati in Giappone, siete pregati di rivolgervi alle seguenti sezioni del Ministero degli Affari Esteri Giapponesi

Per l'invio della documentazione della richiesta:
Ministry of Foreign Affairs, Minister’s Secretariat
Nominal Support Unit, General Affairs Division
2-2-1 Kasumigaseki,
Chiyoda-ku, Tokyo
100-8919
per richiesta informazioni:
Ministry of Foreign Affairs, Minister’s Secretariat
Nominal Support Unit, General Affairs Division
TEL: 03-3580-3311 (interno 2100)
Orario: dalle ore 10:00 alle 12:00 / dalle 14:00 alle 17:00

(nota)Non si accettano a questi indirizzi richieste di informazioni inerenti a richieste di patrocinio indirizzate alle rappresentanze diplomatiche all’estero.
Inoltre non sarà consentito richiedere parallelamente il patrocinio per uno stesso evento al Ministero degli Affari Esteri e alle rappresentanze diplomatiche, né a più rappresentanze diplomatiche del Giappone.
URL http://www.mofa.go.jp/mofaj/ms/m_c/page24_000467.html